swot

تجزيه و تحليل S.W.O.T براي برنامه‌ريزي راهبردي در سازمان

       مهندس سعيد مهدي‌زاده- مسوول شوراي ارزيابي وزارت نيرو و مشاور مديرعامل شركت توانير

 
برنامه‌ريزي راهبردي در سازمان براساس تجزيه و تحليل S.W.O.T از جمله مهمترين و اساسي‌ترين مباحث براي توانمندسازي و ماندگاري شركتها است.
در مقاله زير كه به وسيله مهندس سعيد مهدي‌زاده مسوول شوراي ارزيابي وزارت نيرو و مشاور مدير عامل توانير تدوين و به نگارش درآمده مباني S.W.O.T، داده‌ها و اطلاعات مورد نياز براي تجزيه و تحليل S.W.O.T، تجزيه و تحليل S.W.O.T براي فرموله‌كردن راهبردها و مزايا و محدوديتها در استفاده از روش تجزيه و تحليل S.W.O.T مورد بحث و بررسي قرار گرفته است.
برنامه‌ريزي راهبردي يكي از كليدي‌ترين اقدامات در شركتها و سازمانها به منظور توانمندسازي و ماندگاري شركتها است. يكي از روشهايي كه براي تجزيه و تحليل وضعيت سازمان به كار گرفته مي‌شود روش تجزيه و تحليل S.W.O.T است كه با اين ابزار محيط داخلي سازمان و محيط خارجي يا عملياتي سازمان مورد تجزيه و تحليل قرار مي‌گيرد. اين روش كارآمدترين روش به منظور تحليل محيط داخلي و خارجي سازمان است.
مفهومS.W.O.T: S.W.O.T مخفف كلمات (S=Strengths) نقاط قوت (W=weaknesses) نقاط ضعف O=(opportunities) فرصتها و (T=threats) تهديدات است همانطوريكه مشهود است S.W.O.T از چهار عاملي كه هر يك ويژگي‌ها و هدف خاص خود را دارند تشكيل شده است. S.W.O.T عموماً به دو دسته عوامل خارجي و داخلي طبقه‌بندي مي‌شوند. فرصتها و تهديدات مربوط به عوامل خارجي بوده و نقاط قوت و نقاط ضعف مربوط به عوامل داخلي سازمان هستند.
سوالي كه در اين ارتباط مطرح است كه S.W.O.T كجا بكار گرفته مي‌شود: اين مفهوم براي موقعيت و كاربردهاي مختلف مورد استفاده قرار مي‌گيرد. اين مفهوم مي‌تواند براي تجزيه و تحليل موقعيت به عنوان يك ورودي در فرايند برنامه‌ريزي راهبردي يك سازمان در سطح فوقاني سازمان مورد استفاده قرار گيرد. اين ابزار به عنوان يك ابزار تجزيه و تحليل موقعيت مورد استفاده واقع مي‌شود.
سوال ديگر اين است كه چه هنگامي تجزيه و تحليل S.W.O.T صورت مي پذيرد؟ بطور كلي تجزيه و تحليل S.W.O.T در هنگام برنامه‌ريزي راهبردي و يا هنگام بودجه‌ريزي تجاري در سازمان معمولاً در انتهاي سال مالي صورت مي‌پذيرد. اما بايد توجه داشت كه تجزيه و تحليل S.W.O.T منحصر به پايان سال مالي نيست و بايد هر كجا و هر زمان كه عدم انطباق با اهداف وجود داشته باشد و يا هنگامي كه استراتژي جديدي مدنظر است انجام بگيرد؟
سوال ديگر اين است چه كسي تجزيه و تحليل S.W.O.T را انجام مي‌دهد؟ در اغلب اوقات، رهبران سازمان اين تجزيه و تحليل را انجام مي‌‌دهند. گرچه اين اقدام نبايد منحصر به گروه خاصي در سازمان باشد. در واقع هر كسي كه علاقه‌مند بوده و آموزشهاي كافي را ديده باشد مي‌تواند اين تجزيه و تحليل را انجام دهد.
علاوه بر آن سوالي را مي‌توان پرسيد كه براي تجزيه و تحليل S.W.O.T چه نيازهايي وجود دارد؟ جمع‌آوري اطلاعات يكي از مهمترين قسمت‌هاي تجزيه و تحليل است، بنابراين جمع‌آوري اطلاعات مهمترين نقش را در اين تجزيه و تحليل ايفاء مي‌كند.
هر راه‌حلي كه از اين طريق درنظر گرفته شود قابل اطمينان‌تر و واقعي‌تر خواهد بود.
از سوي ديگر مي‌توان پرسيد كه چگونه مي‌توان تجزيه و تحليل S.W.O.T را انجام داد؟ جمع‌آوري اطلاعات مرحله اول كار است. اين كار بايد يك تا 3 ماه قبل از تجزيه و تحليل صورت پذيرد. به محض اينكه جمع‌آوري اطلاعات صورت پذيرفت اين اطلاعات به چهار گروه مربوط به عوامل دسته‌بندي مي‌شود. اينكار مي‌تواند توسط يك نفر و يا يك گروه صورت پذيرد.

موارد S.W.O.T
S.W.O.T در ارتباط با محيط داخل و بيرون سازمان به عنوان يك راهنماي عمومي محيط داخل شامل نقاط قوت و نقاط ضعف سازمان و محيط خارج يا محيط عملياتي شامل فرصتها و تهديدات است. براي تشريح اين چهار عامل و تفاوتهاي آنها موقعيت زير را بررسي مي‌كنيم:
به عنوان مثال شركت A سهم بازار خود را در يكسال گذشته از دست داده است. با استفاده از روش تجزيه و تحليل S.W.O.T اين شركت نياز به تعيين عناصر مختلفي دارد كه در اين موقعيت در تطابق با چهار عامل فوق‌الذكر دخيل هستند. در صورتيكه تجزيه و تحيل مذكور را به صورت گروهي انجام شود ابزار توفان مغزي مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
به منظور تعيين راهبردي برغلبه به موقعيت مذكور نياز به طبقه‌بندي مسائل در رابطه با چهار عامل مذكور است كه براي مثال به شكل زير صورت مي‌پذيرد:
الف- نقاط قوت: كيفيت بالاي محصولات، شبكه گسترده فروش، پشتوانه قوي مالي.
ب- نقاط ضعف: كندي تحويل، قيمت غيررقابتي، حوزه محدود توليد.
ج- فرصتها: نياز گسترده بازار، نياز فزاينده مصرف‌كننده به كيفيت بالا، استحكام نقش‌آفرينان كوچك.
د- تهديدات: افزايش قيمت مواد خام، واردات آزاد از چين، جنگ قيمت بين‌ تأمين‌كنندگان داخلي.
به طور خلاصه با درك نسبي مباني تجزيه و تحليل S.W.O.T امكان توسعه استراتژي يا راه‌حل به منظور غلبه بر موقعيت فعلي اين شركت به وجود آمده و باعث ارزش افزوده براي سازمان خواهد شد.

نحوه جمع‌آوري داده‌ها و اطلاعات براي تجزيه و تحليل S.W.O.T
به منظور استفاده از روش تجزيه و تحليل S.W.O.T به منظور برنامه‌ريزي راهبردي نياز داريم كه بدانيم چگونه داده‌هاي مورد نياز براي اين تجزيه و تحليل جمع‌آوري مي‌شوند.
به منظور جمع‌آوري اين داده‌ها بايد سئوالاتي مانند سئوالات زير را پاسخ دهيم:
- مزاياي شركت شما نسبت به رقبا چيست؟
- برخي از منافع مشتريان كه شما مي‌توانيد پيشنهاد دهيد چيست؟
- ارتباطاتي كه با مشتريان داريد چگونه است؟
- برخي از پيشنهادات جديدي كه براي مشتريان داريد چيست؟
- توانمنديهاي بهره‌برداري با هزينه پائين شما چيست؟
- نقاط قوت مالي شما كدام است؟
همانند سوالات فوق كه مربوط به نقاط قوت شركت است،‌ نقاط ضعف سازمان كه ديگر عامل محيط داخل شركت است نيز بايد مورد تحليل قرار گيرد. اثر نقاط ضعف حساس‌تر مي‌شود زماني كه شركت با رقيبي كه جلوتر است مورد مقايسه قرار گيرد خطوط راهنما جهت تجزيه و تحليل نقاط ضعف به قرار زير است:
- برخي از مشكلات بازدارنده در عملكرد شركت كدام است؟
- تجهيزات خارج از رده و يا بدون بازده كدامند؟
- تجربيات نامطلوب مشتريان كدامند؟
- عيوب تكرار شونده در بهره‌برداري كدامند؟
- برخي از مؤلفه‌ها و تجهيزات كه از نظر قيمت افزايش يافته‌اند كدامند؟
در ارتباط با فرصت‌ها كه يك عامل خارجي است هنگامي كه به آن پرداخته مي‌شود بايد روي عوامل خارجي كه تأثير زيادي روي بازار محصول داند متمركز شد. از موارد زير در تجزيه و تحليل فرصتها مي‌توان استفاده كرد:
- تغييرات سياسي چگونه مي‌تواند روي بازار محصول موثر باشد.
- موفقيت‌هاي اقتصادي كه سرمايه‌گذاري و صرف هزينه را توجيه مي‌كند.
- پايداري اجتماعي كه ممكن است در تعادل بازار اثربخش باشد؟
- رشد فناوري كه مي‌تواند عملكرد شركت را شتاب دهد؟
در رابطه با تهديدات كه ديگر عامل محيط خارجي است بايد به طور واقع گرايانه‌اي به جمع‌آوري اطلاعات پرداخت و مانند فرصتها بايد روي عواملي كه تاثير زيادي روي بازار محصول توليدي دارند متمركز شد:
- هر ورودي جديدي به صنعت
- هر شكلي از محصول جانشين براي محصول توليدي
- تغييرات سياسي كه در اقتصاد اثربخش هستند
- سياست‌هايي كه در بلندمدت باعث افزايش قيمت‌ها مي‌شوند
- ركود اقتصادي در بازار هدف
- عدم پايداري اجتماعي
- فناوري از رده خارج كه باعث كاهش سرعت توليد مي‌شود.
به محض تكميل جمع‌آوري اطلاعات در ارتباط با چهار عامل، بايد آنها را مورد بررسي و بازبيني قرار داد تا اين اطمينان حاصل شود كه موضوع به روشني درك شده است.

چگونگي تجزيه و تحليل S.W.O.T براي فرموله‌كردن راهبردها
پس از جمع‌آوري اطلاعات در ارتباط با چهار عامل (نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصتها و تهديدات) از اين اطلاعات جهت بدست آوردن راهبردها طي مراحل زير استفاده مي‌شود:
مرحله اول: ارزيابي محيط اطراف- يك مربي فوتبال را در نظر بگيريد قبل از شروع بازي، مربي استراتژيهايي را براي راهبري تيم خود تدوين كرده است اما هنگامي كه بازي شروع مي‌شود او مجبور است كه با توجه به روند بازي و شرايط بازيكنان تغييراتي را در راهبردهاي خود بدهد.
مرحله دوم: تعيين نقاط قوت و نقاط ضعف يا فرصتها و تهديدات
مرحله سوم: عوامل فوق را دوبدو با يكديگر به منظور تعيين راهبردها در نظر بگيريد به شرح زير:
- راهبردهاي  SD (نقاط قوت و فرصتها بايد با يكديگر درنظر گرفته شود)
- راهبردهاي ST (نقاط قوت و تهديدات با يكديگر درنظر گرفته شود)
- راهبردهاي WO (نقاط ضعف و فرصتها با يكديگر درنظر گرفته شود)
- راهبردهاي WT (نقاط ضعف و تهديدات با يكديگر در نظر گرفته شود)
مرحله چهارم- ارزيابي استراتژيهاي مختلف: در انتهاي مرحله منظور كردن دو بدوي عوامل جهت تعيين استراتژيها، تعداد زيادي راهبرد تدوين مي‌شود. در اين مرحله اين راهبردها را مورد بررسي و بازبيني قرار داده تا آن مواردي را كه با اهداف سازمان تطابق بيشتري دارند انتخاب شوند.
مرحله پنجم- انتخاب استراتژي‌هاي مطلوب: در اين مرحله يك ليست طولاني از راهبردها در اختيار است. تعداد زيادي راهبرد براي اجرا عملي نيست بنابراين ضروري است كه اين ليست را در جلسات بحث و تبادل نظر به ليست كوتاهتري از استراتژيها كه قابل اجراء باشند تبديل كنيم.

مزايا و محدوديتها استفاده از روش تجزيه و تحليل S.W.O.T
در استفاده از روش تجزيه و تحليل S.W.O.T براي برنامه‌ريزي راهبردي مزايا و محدوديتهايي وجود دارد كه در زير به شرح آنها پرداخته مي‌شود:
? مزايا: داده‌هاي واقعي به منظور درك محيط خارجي و توانمندي‌هاي داخلي قابل دسترس هستند.
? اين امكان وجود دارد تا تهديدات و فرصتهاي خارجي ارزيابي شوند.
? يك ارزيابي واقعي از نقاط قوت و نقاط ضعف در مقايسه با رقبا پديد مي‌آيد.
? ابعاد جديدي از موقعيت رقابتي به وجود مي‌آيد.
? محدوديت‌ها: يكي از محدوديتها صرف زمان است.
? داده‌هاي جمع‌آوري شده ممكن است بهنگام نباشند.
? اختلاف نظر در درك فرايند S.W.O.T ممكن است وجود داشته باشد.
? اعمال سليقه و نظر شخصي به جاي استفاده از اطلاعات واقعي نيز ممكن است به وجود بيآيد.

نتيجه‌گيري
فرايند تجزيه و تحليلS.W.O.T روش كارآمدي جهت برنامه‌ريزي راهبردي در سازمانها است. هنگاميكه از اين روش براي برنامه‌ريزي راهبردي استفاده مي‌شود بايد تلاش كرد تا اطلاعات واقعي در رابطه با چهار عامل تعيين كننده جمع‌آوري شده و از اين اطلاعات واقعي بدرستي و بدون اعمال نظر شخصي استفاده شود تا از مزاياي اين روش بهتر استفاده و از محدوديتهاي آن حتي‌الامكان جلوگيري شود.

منبع : هفته نامه پيك برق
تاريخ چاپ : saturday 15 Dei 1386
شماره چاپ : 617
چاپ شده در صفحه (هاي) : 8