رسالت، چشم انداز و اهداف سازمانی

برخی تعاریف که در تدوین طرح تجاری باید لحاظ شود:

چشم انداز : تصوير آينده اي که در جستجوي خلق آن هستيم ، هر چه اين تصوير از نظر جزئيات غني تر باشد جالب توجه تر است .

ارزش ها :توصيف مي کنند قصد داريم در پيگيري چشم اندازمان چگونه عمل کنيم ، خط قرمزها در این بخش مشخص می شود.

مقصود يا ماموريت :فرايند توام با تفکر (دليل اصلي وجود سازمان ) اينجا ئيم که در کنار هم چکار کنيم ؟

اهداف :نقاط عطفي که انتظار داريم خيلي زود به آنها برسي( طي چندماه)

ماموریت (Mission)

رسالت يا مأموريّت معرّف علّت وجودي سازمان مي‏باشد و به دو سوال زير پاسخ مي‏دهد:

°چه مي‏كنيم؟

°چه خواهيم كرد؟

بيانية مأموريّت(Mission Statement)

1در واقع بيانية مأموريّت مشروعيّت ايجاد و ادامة حيات سازمان را تبيين مي‏كند

مثلأ مأموريّت سازمان‏هاي بهداشتي و درماني، حفظ و ارتقا وضع سلامت جامعه مي‏باشد

بيانيه مأموريّت شامل اجزا زير مي‏باشد:

بيان زمينة فعّاليّت

بيات اهداف اصلي

بيان ارزش‏ها(Values)، باورها و نگرش (فلسفة سازماني)

ماموریت مبناي اولويتها استراتژيها وبرنامه ها و وظايف کاري و اولين قدم در مديريت استراتژيک است. ماموریت مبنای طرح ريزي مشاغل مديريت، طرح ريزي ساختارهاي مديريتي و ارزش دادن به مشتريان است.

و نهایتا ماموریت بيانگر چشم اندازهاي بلندمدت سازمان در قالب آنچه که مي خواهد باشد و کساني که مي خواهد به آنان خدماتي ارائه کند است.

مک جنز ویژگی های ماموریت را اینچنین معرفی می کند:

• سازمان را آنگونه که هست و آنطور که مي خواهد باشد معرفي نمايد.

• به اندازه اي محدود باشد که برخي از فعاليتهاي مخاطه آميز را حذف و بدان اندازه وسيع باشد که نويد رشد خلاق و نوآوري باشد.

• سازمان را از ساير سازمانها متمايز نمايد.

• به عنوان چارچوبي عمل نمايد که بتواند فعاليتهاي کنوني و آينده را ارزيابي کند

• به حد کافي واضح و آشکار باشد تا همه اعضاي سازمان بتوانند آن را درک نمايند.

ماموریت تعریف می گردد تا اهداف سازمان به اتفاق آرا مورد تایید قرار گیرد، مبنایی برای تخصیص منابع ایجاد شود و جوی آکنده از شناخت بر سازمان حاکم گردد. ماموریتهای تعریف و تایید شده می تواند نقطه اتکايي براي فعاليتهاي کارکنان همراه با سازمان و سدی جلوی سایر کارکنان باشد تا اهداف سازمان محقق گردد.

اگرچه در ارگانهای دولتی این ماموریتها از طریق قوانین و سازمانهای فرادست ابلاغ می گردد اما تبیین همین ماموریتها به کارکنان و نظر خواهی از آنان می تواند بیش از پیش کارکنان را با سازمان هماهنگ و همدل سازد.

اجزای شکل دهنده ماموریت عبارت است از:

• به مشتريان توجه کند؛

• محصولات و خدمات خود را شناسايي و مشخص کند؛

• به فن آوري تاکيد کند؛

• توجه به بقا و رشد و سودآوري کند؛

• فلسفه / باورها و ارزشهاي سازمان را انعکاس دهد؛

• به قابليت ها و مزيتها و ويژگيهاي ممتاز اشاره کند؛

• به تصورات مردم توجه کند.؛

• به کارکنان به عنوان دارايي ارزشمند سازمان تاکيد کند؛

چهارچوبی که در آن ماموریت تدوین می شود شامل قوانین، فرامین، تدابیر و دستوراتی است که در هر اجتماعی وجود دارد، نگاه به خواست مدعیان و گروههای ذینفع شامل سهامداران، کارکنان و مشتریان و نیز ارزشهای اساسی و کارکردی سازمان است.

• به عنوان مثال، ماموریت برای توليدکننده کامپيوترمی تواند این باشد که: ما سريعترين رايانه هاي جهان را توليد مي کنيم. یا برای توليدکننده تلفن تولید تلفن براي همه باشد. یا مواردی به شرح ذیل:

• توليد کننده فيلم: تامين وسايل سرگرمي مردم

• راه آهن : توسعه حمل ونقل

• نفت اکسان: عرضه انرژي

• توليد کنده لباس: عرضه چيزي که مشتري را خوش اندام نمايد.

• توليد کننده کفش: عرضه چيزي که راه رفتن او را لذت بخش نمايد.

• توليد کننده وسايل موسيقي: لذت بخشيدن به گذشت زمان و بهره مند کردن مشتري از نعمت موسيقي

چشم انداز (Vision)

چشم انداز عبارتست از آينده اي واقع گرايانه تحقق پذير و جذاب براي سازمان. چشم انداز ارائه گزاره هايي خردمندانه درباره آنيده و تفسير گزاره ها به گونه اي است كه به عمل آگاهانه و به فرايندهاي يادگيري جمعي و نحوه پاسخگويي به چالش هاي آينده جهت دهد.

چشم انداز آرزوي شرکت است اما آرزویی که قابلیت تبدیل به واقعیت را دارد، کمال گرایانه و منعکس کننده آرمانی والا و بلند پروازانه است. با شرايط كلي سازمان و زمان تناسب دارد وآمادگي رويارويي با نيازها و فرصت هاي اينده را مي دهد. چشم انداز مشترک منبعي الهام بخش است و مي تواند کارکنان را تهییج نماید و اتحاد را میان آنها به وجود آورد. و بالاخره چشم انداز بدون هیچ گونه ابهامی آرمان و جهت را روشن مي كند و حال وآينده را به هم پيوند مي دهد.

چشم انداز باید تدوین گردد تا فرصت هاي موجود براي شركت را نشان دهد، راه بهره جویی از فرصتها را مشخص کند و در کارکنان رضایت شغلی ایجاد کند. استانداردهاي بالايي را بنا گذارد .مسير حركت شركت را به وضوح بيان كند و مشوق يادگيري باشد. مخاطب را مشخص سازد.

در تدوین یک چشم انداز چهار سوال اساسی باید مطرح شود:

1. كجا هستيم ؟

2. در آينده مي خواهيم كجا باشيم؟

3. چگونه مي خواهيم برويم ، (با چه امكانات و از چه راهي به آنجا دسترسي پيدا ميكنيم)؟

4. در چه مدت زماني به نقطه يا مطلوب مورد نظر مي خواهيم برسيم ؟

پس از تدوین چشم انداز به عنوان سندی برای سازمان مورد اجرا قرار خواهد گرفت و در تمام تصمیمات باید نگاهی به چشم انداز داشت تا کلیه اقدامات و تصمیمات در مسیر دستیابی به چشم انداز باشد.

در زیر چند نمونه از چشم انداز را عنوان می نماییم:

دانشگاه سانفرانسيسكو بعنوان اولين دانشگاه بين المللي،با چشم اندازي جهاني ، به آموزش افرادي ميپردازد كه ميتوانند دنيايي انساني تر و عادلانه تر را بوجود آورند.

University of San Francisco

ما تلاش ميكنيم تا روياهاي مشتريانمان تحقق يابد Citibank

يک کامپيوتر بر روی هرميز ودر هر خانه Bill Gates

آرمان دانشگاه كمبريج تاثير گذاري در جامعه از طريق تعقيب برنامه هاي آموزشي ، يادگيري وتحقيقاتي در بالاترين سطوح بين المللي است. University of Cambridge

قصد داريم در محصولات و خدمات صنعت حمل و نقل پيشتاز باشيم جنرال موتورز

با اجراي برنامه سالانه و توجه به آن، برتری خود را بعنوان فراهم كننده محصولات با كيفيت براي مشتريان متوسط، بالای متوسط و کليدی حفظ كرده و موقعيت خود را بهبود خواهيم بخشيد و از اين رهگذر بازار هدف خود را انتخاب ميکنيم. هوندا

ارزشها Value:

اصولی که از نظر فردی و اجتماعی در سازمان نوعی رفتار مناسب و برتر شمرده می شوندو در هر حال معیارهای ثابت سازمان برای تصمیم گیری ها هستند:

صداقت، رازداری ،رضایت گیرنده خدمت در همه جا

هدف Target:

برای هدفگذاری اطلاع ازماموریت ها چشم انداز و وظایف سازمانها لازم و ضروری است . اهداف باید در تحقق ماموریت و وظایف سازمانی باشد .

وقتی که اهداف مشخص شدند برای چگونگی رسیدن به اهداف باید طرح ها و برنامه هایی تدوین گرديده ولیست کلیه فعالیتهایی که منجر به تحقق اهداف می شوند را مشخص نمود و پس از اجرای برنامه ها و فعالیتها باید نتایج و دستاوردها با اهداف مقایسه شوند تا اصلاحات لازم در اهداف ، برنامه ها و فعالیت ها به عمل آید .

ويژگي هاي هدف گذاري خوب

هدف بايد روشن، واضح و مشخص باشد.

هدف بايد واقع بينانه باشد.

هدف بايد مكتوب، مدون و روي كاغذآورده شود.

هدف بايد در قالب يك جمله مثبت بيان شود.

هدف بايد تهييج كننده باشد.

هدف بايد كمي و قابل اندازه گيري باشد.

هدف بايد مقيد به زمان باشد.

هدف بايد قابليت اجرا و دست يافتني باشد.

هدف بايد در راستاي ماموريت ها و ارزشها تدوين شوند.

هدف بايد براي تمام اعضاء قابل فهم و قابل قبول باشد.

هدف بايد براي همه ذينفعان سودمند باشند.

هدف بايدمورد تائيد باشد.

هدف بايد انعطاف پذير باشند.

هدف بايد متناسب با منابع و امكانات تدوين گردد .

محاسن و مزاياي هدف گذاري :

هدف گذاري؛امكان اندازه گيري پيشرفت و بهبود را فراهم مي نمايد.

هدف گذاري؛انگيزه و روحيه تلاش را بهبود مي بخشد.

هدف گذاري؛ باعث ايجاد هماهنگي و وحدت مي گردد.

هدف گذاري؛ شرط لازم برنامه ريزي است ، برنامه بدون هدف بي معني است .

هدف گذاري ؛باعث تمركز بر فعاليت ها مي شود.

هدف گذاري؛ امكان تدوين شاخصها و معيارها و ارزيابي عملكرد را فراهم مي نمايد .

هدف گذاري؛ امكان مقايسه نتايج و پيامدها را فراهم مي كند.

هدف گذاري؛ انحراف در عملكرد ها و برنامه ها را مشخص مي كند.

هدف گذاري؛ ميزان كارايي و اثر بخشي سازمان را معين مي كند.

هدف گذاري؛ فعاليتهاي زايد را شناسايي و مشخص مي كند.

هدف گذاري ؛احتمال موفقيت را بيشتر مي كند.

هدف گذاري؛ باعث افزايش اعتماد به نفس مي شود.

هدف گذاري؛ باعث رشد و تعالي مي گردد.

رابطه بين هدف و انگيزه

رفتار آدمي تحت تاثير اهداف و انگيزه ها هستند . اهداف و انگيزه به عنوان نيازهاي بيروني و دروني به همديگر اثر متقابل داشته و رفتار آدمي را مشخص ميكند . اهداف بلند ووالاانگيزة بيشتر و اهداف پايين تر و پست تر انگيزه كمتري را ايجاد مي نمايند.

همچنين افراد با انگيزه ، اهداف بلندتر و والاتري را انتخاب نموده ولي افراد بي انگيزه اهداف پايين و پست تري را انتخاب مي نمايند.

هدف گذاري والاتر به افراد با انگيزه نياز دارد به همين منظور توصيه مي شود در افزايش روحيه و انگيزه كاركنان تلاش بيشتري گردد.

رابطه بين هدف و برنامه ريزي

بين هدف گذاري و برنامه ريزي ارتباط تنگاتنگي وجود دارد. برنامه بدون هدف اثر بخشي نداشته و هدف بدون برنامه ، خيال و رويايي بيش نيست . هدف گذاري جزء لاينفك برنامه ريزي است و برنامه ريزي فرايندي است كه چگونگي حركت از وضع موجود به وضع مطلوب ( هدف ) را مشخص مي نمايد. برنامه ريزي خود هدف نيست بلكه وسيله و ابزاري براي تحق اهداف است . براي موفقيت و بهبود فردي و سازماني ، هدف گذاري خوب شرط لازم و برنامه ريزي مناسب شرط كافي است .

رابطه بين هدف و ارزيابي عملكرد

نظارت و ارزيابيهاي زيادي در سازمانها و واحدها انجام مي شود كه اگر معطوف به هدف نباشد اتلاف منابع خواهد بود . هدفها هستند كه به ارزيابي معني و جهت مي بخشند . بدون هدف گذاري ارزيابي مقدور نيست ، زيرا هدف ارزيابي ميزان تحقق اهداف است اگر اهداف معين و مشخص نباشند ارزيابي امكان پذير نخواهد بود. ارزيابي عملكرد فرايندي است كه نتايج را با اهداف مورد مقايسه قرار داده و فاصله را معين مي كند. شاخص ها و معيارهاي ارزيابي عملكرد بايد براساس اهداف پيش بيني شده تدوين گردند.

توصيه هاي لازم براي هدف گذاري مناسب

با توجه به مطالب مطرح شده با ضرورت ، محاسن، ويژگيها و فرآيند هدف گذاري آشنا شديد براي افزايش مهارت هدف گذاري به نكات ذيل توجه نمائيد.

- مهارت لازم براي هدفگذاري را در خود تقويت نمائيد.

- ليست كليه هدفهايي كه بايد به آنها برسيد را تهيه نمائيد.

- با توجه به اينكه تحقق اهداف به صورت همزمان ميسر نيست اهداف ليست شده را براساس اهميت و ضرورت اولويت بندي نماييد.

- اولويت هاي مشخص شده را رعايت نمائيد يعني ابتدا ازهدفي شروع كنيد كه اولويتش از همه بيشتر است .

- اهداف را حتما بر روي كاغذ مكتوب نمائيد .

انگيزه هاي لازم براي تحقق اهداف را فراهم كنيد.

- در صورت بزرگ بودن اهداف آنهارا به اهداف كوچكتر تقسيم كنيد.

- ليستي از اقدامات قابل انجام براي تحقق هر يك از اهدافتان را تهيه و تنظيم نمائيد.

- هفته خود را با ليست كردن كارها و امور اساسي آغاز كنيد. ( استفاده از فرم تعيين اهداف هفتگي )

- هر روز صبح شش مورد از مهمترين كارهايي كه بايد در طول روز به انجام برسانيد را براساس اولويت مشخص كنيد. ( استفاده از فرم تعيين اهداف روزانه )

به خاطرداشته باشيد كه هدف گذاري بسيار مهم است ، زندگي كنوني شما مرهون هدفهايي است كه قبلا بصورت آگاهانه يا ناآگاهانه انتخاب كرده ايد و آينده شما بستگي به هدفهايي دارد كه هم اكنون انتخاب مي كنيد.